Voorpagina     Nieuws     Schrijf ons     Word lid  

  Voorpagina
  Column
  Voor de pers
  Schrijf ons
  Voor onze leden
  Vereniging
   COAX bestuur
   Vacatures
   Statuten
   Huish. Reglement
  Lid worden van COAX
  Redactie




COAX Nederland
Kan.v. Osstraat 16
6525 TX Nijmegen


 
  Huishoudelijk Reglement

6 november 2001

I.    Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

COAX Nederland:
Kabel Internet Belangen Vereniging
Nederland
ALV:
Algemene Ledenvergadering
Statuten:
Statuten van de Vereniging COAX
Nederland
Bestuur:
Bestuur van de Vereniging COAX
Nederland


II.    Leden

Artikel 2. Aanmelding
  1. De aanmelding als lid geschied via het aanmeldings formulier op de COAX Nederland webpagina, (www.coax.nl) waarmee het lid zich, na toegelaten te zijn als lid van de vereniging, bindt aan zijn verplichtingen als lid. Na invulling van het aanmeldformulier ontvangt de aanmelder op het door hem / haar opgegeven emailadres confirmatie van de inschrijving binnen een termijn van 2 weken.
  2. Verplichtingen van een lid.
    • Het lid verplicht zich tot betaling van de contributie, zoals deze is vastgesteld op de algemene ledenvergadering.
    • Het lid is bij opzegging van zijn lidmaatschap verplicht deze opzegging schriftelijk 2 maanden voor het einde van het kalenderjaar bij de secretaris te doen.
    • Het lid is verplicht de confidentialiteit in acht te nemen bij stukken die door het bestuur als zodanig zijn gekenmerkt."
Artikel 3. Schorsing en ontzegging

Zie hiervoor Artikel 7 lid 3 Statuten Vereniging COAX Nederland.


III.    Bestuur

Artikel 4. Taakverdeling
  1. De voorzitter is belast met de leiding van de verenging in het algemeen. Hij geeft de leiding van de bestuursvergaderingen en van de ALV.
  2. De secretaris is belast met de correspondentie van de vereniging waarvan hij kopie houdt. Hij houdt de notulen van de bestuursvergaderingen en van de algemene vergaderingen bij en ondertekent deze samen met de Voorzitter na goedkeuring door respectievelijk het Bestuur en de ALV. Binnen twee maanden na verloop van het verengingjaar wordt door hem een jaarverslag samengesteld. Hij bewaart het archief van der verenging en zorgt dat dit zich ten allen tijde in orde bevindt. Hij draagt zorg voor de oproep tot de algemene leden vergadering en voor bekendmaking van officiŽle mededelingen. Hij tekent in een speciaal daartoe bestemd exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement de daarin aangebrachte wijzigingen aan, onder vermelding van de vergaderingen waarin deze wijziging werd besloten.
  3. De penningmeester beheert de gelden der verenging en is daarvoor verantwoording schuldig aan de ALV. Na afloop van het boekjaar sluit hij zijn boeken af en wordt door hem een nauwkeurig verslag en een winst- en verlies rekening over het afgelopen jaar opgemaakt, alsmede een balans. Maakt een begroting op het komende jaar en stelt deze ter discussie in de bestuursvergadering van de maand december.. Hij is verplicht de Voorzitter en de kascommissie op hun verzoek inzage te verlenen van de kas der verenging en van zijn administratie. Tevens zal de penningmeester financiŽle kwartaal overzichten voor het bestuur produceren.
  4. De Vice-voorzitter vervangt de Voorzitter bij diens verhindering. De vice-voorzitter wordt gekozen uit het DB bij de eerste bestuursvergadering na de A.L.V.
Voor een verder taak- en functie omschrijving van de bestuursleden wordt verwezen naar de bijlagen van het huishoudelijk reglement.


IV.    Benoeming

Artikel 5. Benoeming

Zie hiervoor: Statuten Kabel Internet Belangen Vereniging Nederland art 9. 2 t/m 5.

Artikel 6. Verplichtingen
  1. Het bestuur vergadert op verlangen van de Voorzitter. Deze is verplicht op schriftelijk verzoek van twee bestuursleden een vergadering bijeen te roepen. Indien een zodanig verzoek wordt ingediend, dient de vergadering binnen een week te worden gehouden.
  2. Het dagelijks bestuur heeft de goedkeuring van het algemeen bestuur nodig voor; het doen van uitgaven boven een bedrag van € 4000.
  3. Verbintenissen of uitgaven die een duidelijk aanwijsbaar verband met elkaar hebben, dienen opgevat te worden als ťťn verbintenis en / of uitgave.

V.    Algemene ledenvergadering

Artikel 7. Oproep
  1. Zie hiervoor Statuten artikel 11 en art 12.
  2. De oproep vermeldt:
    1. De plaats waar en de datum waarop de vergadering gehouden zal worden, alsmede het aanvangstijdstip van de vergadering.
    2. De onderwerpen die ter vergadering behandeld zullen worden.
    3. Indien een der onderwerpen een voorstel tot statuten wijziging of tot ontbinding van de vereniging is, bovendien de woordelijke tekst van het voorstel.
    4. Indien de oproep niet aan het adres van een ieder der leden persoonlijk bezorgd wordt, bovendien de plaats, waar een lijst met ter vergadering te behandelen onderwerpen te verkrijgen is.
    5. Waar alle daartoe bestemde stukken gedurende de week voor de betreffende ALV ter inzage liggen
Artikel 8. Agenda
  1. In de jaarlijkse ALV komen in ieder geval aan de orde:
    1. Het algemeen jaarverslag
    2. Het financieel jaarverslag.
    3. Benoeming bestuursleden.
    4. De begroting voor het aankomende boekjaar.
    5. Benoeming kascommissie
    6. Rondvraag
Artikel 9. Rechten en plichten
  1. Zie hiervoor Statuten: art. 13
Artikel 10. Stemmen over zaken
  1. Zie hiervoor Statuten: Kabel Internet Belangen Vereniging Nederland art.13.
Artikel 12. Stemmen over personen
  1. Zie Statuten: art. 13. lid 4 en 5.






Bijlagen Huishoudelijk Reglement COAX

Kabel Internet Belangen Vereniging Nederland


Voorzitter.

De voorzitter van de vereniging is, tezamen met de pr-functionaris, het gezicht naar buiten. Hij geeft leiding aan de vereniging en heeft een coŲrdinerende functie. De voorzitter beperkt zich tot de grote lijnen en laat specialistische zaken over aan anderen. Wel heeft de voorzitter zicht op de algemene gang van zaken binnen de verenging en bewaakt hij de taakuitoefening van de overige bestuurders. Primaire taken van de voorzitter:
  • Hij vertegenwoordigt samen met de secretaris (of samen met een ander lid van het bestuur) de rechtspersoon (de organisatie) in en buiten rechte: dus zowel in het dagelijkse leven als in een rechtsgeding;
  • De voorzitter bewaakt (geholpen door de secretaris) de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Hij houdt dientengevolge de doelstelling van de organisatie in het oog en bewaakt de kwaliteit van de activiteiten;
  • De voorzitter zit de vergaderingen van het (dagelijks en algemeen) bestuur en bij de vereniging ook de Algemene Ledenvergadering voor. Hij leidt de discussies en verleent en ontneemt het woord naar welbehagen, dat wil zeggen zoals het naar zijn oordeel bevorderlijk is voor een goede meningsvorming op weg naar besluiten;
  • Hij bewaakt de orde in vergaderingen en geeft aan op welk moment een geldig besluit is genomen of een voorstel is afgewezen. Hij geeft de inhoud van genomen besluiten weer en hij bewaakt de uitvoering van de genomen besluiten;
  • Hij stelt in nauw overleg met, dan wel op voorstel van de secretaris, de agenda van deze vergaderingen ruim van tevoren vast en ziet toe op een juiste formulering van de besluiten in de door de secretaris gemaakte notulen of verslagen;
  • De voorzitter neemt initiatieven tot en onderhoudt de externe contacten met overkoepelende organisaties, afdelingen, subsidiegevers, sponsors en andere instellingen die voor de vereniging van belang zijn. Hij vertegenwoordigt de Organisatie bij officiŽle bijeenkomsten en informele gelegenheden;
  • Hij draagt zorg voor de voltalligheid van de bestuursorganen en commissies, zoekt naar geschikte kandidaten, voert met hen kennismakingsgesprekken en praat/werkt hen in; Hij voert gesprekken met bestuursleden en commissieleden, die blijk geven moeite met hun taken te hebben en helpt/corrigeert hen zo nodig;
  • Hij moet in staat zijn het beleid van de stichting of de vereniging te verwoorden en te verdedigen (te verantwoorden) tegenover een eventuele Raad van Toezicht, Raad van Commissarissen of de Algemene Ledenvergadering;
Secretaris.

De secretaris moet zich goed in woord en met name in geschrift kunnen uitdrukken. Hij moet in staat zijn uit de vergaderingen en besprekingen conclusies op schrift te stellen.

Hij moet feeling en interesse hebben voor juridische problematiek en voor alles wat er komt kijken bij het reilen en zeilen van de vereniging. Hij moet weet hebben van algemeen geldende voorschriften en reglementen of in staat zijn zich deze snel eigen te maken. Primaire taken van de secretaris:
  • Samen met de voorzitter vertegenwoordigt hij de rechtspersoon of groep in en buiten rechte;
  • Hij draagt zorgt voor de schriftelijke afwikkeling van de genomen besluiten en tekent namens het bestuur de correspondentie die daaruit voortvloeit (Brieven en andere documenten die de organisatie juridisch binden, tekent hij samen met de voorzitter);
 
  • Hij bewaakt (tot steun aan de voorzitter) de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement (waarvan hij de inhoud kent of tenminste bij de hand heeft) en van de genomen besluiten. Hij draagt er zorg voor dat de rechtspersoon en alle bestuursleden tijdig worden in- en uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel;
  • Hij stelt in nauw overleg met de voorzitter de agenda's op van de vergaderingen van de bestuursorganen, en zorgt er voor, dat de uitnodigingen tijdig worden verzonden;
  • Hij draagt zorg voor de notulen (het verslag) van de vergaderingen en overlegt zo nodig met de voorzitter over de juiste formulering van de genomen besluiten;
  • De secretaris ziet toe op een goede informatievoorziening binnen en tussen de verschillende geledingen van de organisatie. Hij is verantwoordelijk voor een doelmatige administratie (met uitzondering van de financiŽle administratie) en voor het archief.
  • Hij stelt de verantwoordelijken op de hoogte van de ingekomen correspondentie en zorgt voor de interne verspreiding hiervan.
  • De secretaris houdt een rooster bij van de benoemingen en de benoemingstermijnen van bestuursorganen. Hij attendeert de bestuursleden op hun aanstaande statutaire aftreden en vraagt hen of zij zich herbenoembaar/herkiesbaar stellen. Hij assisteert de voorzitter bij het zoeken naar en inwerken van nieuwe bestuurders en voorziet deze met name van de nodige schriftelijke informatie;
  • De secretaris van een vereniging is verantwoordelijk voor de ledenadministratie en ziet toe op de aanmelding en toelating van leden en correspondentie met de leden (De contributieadministratie is echter een verantwoordelijkheid van de penningmeester);
  • De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van het jaarverslag (over de werkzaamheden en de activiteiten van de vereniging), verdeelt de verschillende hoofdstukken over de meest in aanmerking komende verantwoordelijken en verzorgt de eindredactie.
  • De secretaris is samen met pr-functionaris verantwoordelijk voor uitbrengen van een periodiek nieuwsbrief.
Penningmeester.

De penningmeester beheert de geldmiddelen en draagt zorg voor een inzichtelijke administratie en boekhouding van de inkomsten en uitgaven, waaruit snel een stand van zaken kan worden verkregen;
  • Hij geeft regelmatig de stand van financiŽle zaken door aan het bestuur
  • Hij tekent de financiŽle correspondentie. Belangrijke brieven over subsidies, sponsorgelden, belastingen en dergelijke tekent hij samen met de voorzitter. De penningmeester is tekeningsbevoegd voor bank- en girorekening, eventueel (voor grote bedragen) te samen met de voorzitter of de secretaris.
  • Hij helpt op zijn specifieke werkgebied de secretaris bij het formuleren van besluiten.
  • Hij beoordeelt de onkostendeclaraties van de overige bestuursleden;
  • De penningmeester draagt zorg voor tijdige betalingen van de aan de organisatie geleverde diensten of goederen;
  • De penningmeester draagt zorg voor de inning van de contributies en voor aansluiting daarvan bij de ledenadministratie van de ledenadministrateur. Hij maant de leden die nog niet hebben betaald, meldt wanbetalers in het bestuur en stelt eventueel voor om die reden een lidmaatschap op te zeggen;
  • Hij draagt zorg voor de zaken betreffende verzekeringen, belastingen, heffingen et cetera;
  • De penningmeester draagt na afloop van het jaar zorg voor de opstelling van de balans ťn de staat van baten en lasten en een toelichting daarop. Vervolgens legt hij deze ter goedkeuring voor aan het bestuur;
  • De penningmeester van een vereniging onderhoudt over financiŽle zaken contact met de accountant of de kascommissie en geeft deze alle informatie die zij nodig hebben. Hij licht de jaarstukken toe in de jaarvergadering van leden;
  • Hij stelt tijdig voor het nieuwe jaar een begroting op voor het komende jaar en bewaakt in de loop van het jaar de goedgekeurde begroting.
  • De penningmeester moet verantwoordelijk kunnen zijn voor alle geldstromen binnen de vereniging.
  • Hij weet zich gesteund door de werkgroep FinanciŽn bij deze taken
P.R functionaris.

Degene die verantwoordelijk is voor de pr-activiteiten is het gezicht van COAX mede met de voorzitter naar de buitenwereld. De mening van COAX over onderwerpen wordt bepaald aan de hand van de stukken op de website. De pr-functionaris doet aan nieuwsgaring en zorgt voorde uitgifte van persberichten waarin de mening van COAX naar buiten komt.
  • Is verantwoordelijk voor een frequente update van de website
  • Is verantwoordelijk voor de nieuwsgaring. Hiertoe houdt de webmaster de media (zowel op internet als reguliere media)
  • Is tezamen met de technisch specialist verantwoordelijk voor de website
  • Bepaald in eerste instantie wat op de site komt en wat niet
  • Is tezamen met de voorzitter contactpersoon voor de pers
  • Is verantwoordelijk voor de uitgifte van persberichten waarin actuele ontwikkelingen besproken worden, dwz waarin de mening van COAX gesteld staat. Dit aan de hand van het besprokene in de vergaderingen.
  • Draagt zorg voor een vertaling van de ideeŽn van COAX naar begrijpelijke stellingen
  • Is verantwoordelijk met de secretaris voor het uitbrengen van een periodieke nieuwsbrief.
  • Wordt ondersteund door de werkgroep web/pr
Technisch specialist

De technisch specialist draagt zorg voor een vlekkeloos werken van de COAX-servers en draagt zorg voor de verwerking van de onderzoeksresultaten welke via de website beschikbaar komen. De technisch specialist dient als vraagbaak op technisch gebied en heeft goede kennis van de stand van zaken van het netwerk van UPC/chello en de ontwikkelingen die te verwachten zijn.
  • De technisch specialist fungeert als de technische vraagbaak voor leden en bestuur van COAX
  • Hij is verantwoordelijk voor het vlekkeloos functioneren van de servers waarvan COAX gebruik maakt (news, mail, enquÍte etc)
  • Is tezamen met de pr-functionaris verantwoordelijk voor het functioneren van de website.
  • Zorgt voor het toevoegen en verwijderen van contactpersonen op de news- en mailserver en op het feedback systeem
  • Geeft aan wanneer uitbreidingen of aanpassingen van de servers noodzakelijk zijn
  • Wordt bijgestaan door de werkgroep Techniek van COAX
  • Is verantwoordelijk voor de verwerking van de resultaten van modemtester, de enquÍte, een technische faq en andere diensten van COAX
  • Adviseert ten aanzien van aan te schaffen computers/materialen
Regio contactpersonen.

De contactpersoon wordt aangewezen die verantwoordelijk is voor de contacten met de leden uit die regio. De functie van deze contactpersonen is:
  • Is eerste contactpersoon van leden uit betreffende regio
  • Draagt zorg voor het instellen van een regionale werkgroep
  • Signaleert problemen in de regio
  • Is verantwoordelijk voor de beantwoording van feedback uit de regio
  • Is verantwoordelijk voor het organiseren van regiobijeenkomsten
  • Verwoordt de mening van leden uit de regio in de bestuursvergaderingen van COAX
  • Bij technische vragen zorgt deze voor een verwijzing naar een van de andere werkgroepen
  • Draagt zorg voor het uitleggen van de standpunten van COAX aan de leden
Activiteiten coŲrdinator.

De coŲrdinator van de activiteiten die COAX organiseert zorgt ervoor dat COAX uit meer bestaat dan alleen maar een belangenbehartiger, maar dat ook andere internetgerelateerde activiteiten worden georganiseerd. Hier kan een zeer breed scala van activiteiten onder vallen. Vanuit dien hoofde is deze persoon ook mede bepalend voor het uitdragen van het nut van een lidmaatschap van COAX. Door middel van de activiteiten die worden georganiseerd worden en blijven mensen gestimuleerd om lid te zijn van COAX, ook in tijden dat er een goede verbinding is en er derhalve minder noodzaak lijkt te zijn voor een lidmaatschap.

Werk en taakgroepen.

De vereniging COAX Nederland is een zeer energieke vereniging. De bestuursleden vertegenwoordigen de leden en worden door hen gevoed van informatie en opinie. Dit gebeurd al tijdens ledenvergaderingen, tijdens andere bijeenkomsten en via de website, maar om een evenwichtig beeld te krijgen is het idee opgevat om buiten deze mogelijkheden, in de vorm van werkgroepen, terugkoppeling aan het bestuur mogelijk te maken. De bestuursleden baseren hun standpunten op de informatie die door de werkgroepen ter beschikking wordt gesteld. Een aantal facetten van de materie waarmee COAX te maken krijgt heeft betrekking op zaken die op nationaal niveau gelden. Een aantal anderen heeft specifiek te maken met regionale problematiek. In deze paragraaf zal worden ingegaan op de werkgroepen die, in onze ogen op het moment dienen te worden opgericht om een goede behartiging van de algemene, nationale, belangen mogelijk te maken. Deze werkgroepen staan in directe verbinding met de leden van het algemeen bestuur en rapporteren aan deze leden.

E-mail adressen.

De functie van het bestuurslid zijn bij COAX NL is niet aan een persoon gebonden met daarbij aan de functie behorende een eensluidend-mail adres.

voorzitter COAX:
voorzitter@coax.nl
secretaris COAX:
secretaris@coax.nl
penningmeester COAX:
penningmeester@coax.nl
p.r.functionaris COAX:
pr@coax.nl
technisch specialist COAX:
techniek@coax.nl
ledenadministratie COAX:
ledenadministratie@coax.nl
regio functionaris COAX:
regiofriesl@coax.nl,
regiozh@coax.nl,
regionbr.@coax.nl,
regionh.@coax.nl,
regioutr.@coax.nl
activiteiten coordinator COAX:
activiteiten@coax.nl

Daarnaast kunnen de verschillende werk-taakgroepen een eigen e-mail adres krijgen.: bijv. werkgr.finan@coax.nl

  Voorpagina     Nieuws     Schrijf ons     Word lid